Zorganizowanie profesjonalnej konferencji nie jest łatwym zadaniem. Bez względu na skalę przedsięwzięcia, od organizatora wymaga się bowiem umiejętności zgrania wielu czynników. Konieczne jest odpowiednie zaplanowanie, realizacja oraz koordynowanie działań. Najczęściej jest to trudna praca zespołowa wymagająca twórczej inwencji, wyobraźni, systematyczności i cierpliwości. Drobiazgowe planowanie jest podstawą gwarantującą udane spotkanie.

 

Organizacja konferencji krok po kroku

 

Profesjonalna organizacja konferencji, niezależnie od skali tego wydarzenia, musi rozpocząć się od przemyślenia samej koncepcji. Ważny jest cel i czas konferencji oraz grupa docelowa. Interesujący powinien być również temat konferencji.

Co jeszcze wziąć pod uwagę, aby przygotować idealne spotkanie?

 

* Opracowanie scenariusza konferencji i kalkulacja kosztów

 

Każde, dobrze przygotowane szkolenie, wymaga dokładnego i szczegółowego harmonogramu, który sprawi, że przebiegnie ona sprawnie i bez większych niespodzianek. Bardzo istotny jest także budżet, od którego zależne są dalsze działania. Jeżeli budżet jest raczej ograniczony, warto postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe (fundusze unijne, sponsorzy związani z branżą). Warto też zastanowić się nad tym, w jaki sposób można obniżyć koszty. Dobrym sposobem jest współpraca ze specjalistami zajmującymi się organizacją takich imprez.

 

* Wybór miejsca

 

Miejsce konferencji jest bardzo ważne zarówno dla jej uczestników, jak i organizatora. Szczególnie istotne są takie kwestie, jak:

– wygląd i standard wybranego miejsca,

– dogodny dojazd do obiektu,

– wyposażenie w potrzebny sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie, dostęp do internetu,

– profesjonalna obsługa i miła atmosfera.

 

* Informacja o konferencji

 

Następny krok to informacja o konferencji, którą można zamieścić na stronie WWW. Zawierać powinna wszystkie aktualności (np. formularz rejestracyjny czy informacje o płatnościach itp.). Dobrze jest także przesłać informacje e-mailem lub tradycyjną pocztą.

 

* Rejestracja uczestników

 

Wprowadzenie wstępnej rejestracji pozwoli zmobilizować uczestników konferencji do zapisu, a jednocześnie umożliwi zorientowanie się w skali zainteresowania imprezą.

 

* Catering i zakwaterowanie

 

Miłe spotkania przy smacznych posiłkach są bardzo ważne dla uczestników każdej konferencji i podobnie jest z odpowiednim zakwaterowaniem. Dlatego o to, należy zadbać szczególnie, warto jednak wcześniej zasięgnąć opinii na temat hoteli.

 

* Atrakcje i programy towarzyszące

 

Uczestnicy szkoleń bardzo lubią część rekreacyjno-rozrywkową tych spotkań, w trakcie której mogą lepiej się poznać i wymienić poglądy. Również ciekawe wycieczki po wielogodzinnych obradach, pozwalają uczestnikom odpocząć i poznać nieznane, lokalne zakątki.

Profesjonalna organizacja konferencji krok po kroku
Oceń post